Jokapäiväinen toiminnanohjausjärjestelmämme

Lauri Lepistö
Kirjoittaja on yliopisto-opettaja Tampereen yliopiston johtamiskorkea-koulussa.

"ERP herättää tunteita monilla työpaikoilla. Työntekijät saattavat tuskailla järjestelmien monimutkaisuutta ja kankeutta, mutta silti yritysjohto on valmis sijoittamaan niiden ylläpitoon jopa satoja tuhansia euroja."

Alustus! Toiminnanohjausjärjestelmät eli niin sanotut ERP-järjestelmät (engl. enterprise resource planning system) ovat olleet systemaattisen tieteellisen tutkimuksen kohteena jo yli vuosikymmenen. Toiminnanohjausjärjestelmät ovat tietojärjestelmiä, joiden avulla, nimensä mukaisesti, on mahdollista ohjata organisaation kaikkia toimintoja (Davenport, 1998). Tutummaksi käsite tulee, kun mainitsee sanat SAP, Oracle tai Microsoft. Ne ovat ERP-järjestelmiä tarjoavia kansainvälisiä järjestelmätoimittajia, joiden kehittämiä sovelluksia käytetään kaikkialla maailmassa jos jonkinlaisessa yrityksessä tai organisaatiossa. Esimerkiksi monessa suomalaisessa yliopistossa on käytössä saksalaisen SAP:n ERP-järjestelmä. ERP-markkinoiden arvon sanotaan olevan jopa satoja miljardeja euroja.

ERP-järjestelmien voittokulku modernissa organisoinnissa on ollut kiistaton (Pollock & Williams, 2008). ERP:t löivät itsensä lopullisesti lävitse 1990-luvun puolessa välissä, kun suuryritykset alkoivat virtaviivaistaa ja integroida hajanaisia tietojärjestelmiään. Tämän vuosikymmenen aikana myös huomattavasti pienemmät yritykset ovat ottaneet käyttöön ERP-ratkaisuja kiihtyvällä vauhdilla. Järjestelmän avulla on yksittäisen toimistotyöntekijän näkökulmasta mahdollista automatisoida esimerkiksi taloushallintoon tai logistiikkaan liittyviä rutiininomaisia käytänteitä, mutta yrityksen johtoportaalle ERP avaa kaleidoskoopin omaisen ikkunan yrityksen suorituskykyyn ja liiketoiminnan tilaan.

Jos toiminnanohjausjärjestelmä on liiketoimintatiedon runsaudensarvi yritykselle, luo se lähes eeppisiin mittoihin laajenevan mahdollisuuksien kirjon myös tieteenharjoittajille. Kun tietojärjestelmätieteilijä kiinnittää huomiota toiminnanohjausjärjestelmien teknisiin yksityiskohtiin, on laskentatoimen tutkija kiinnostunut ERP-järjestelmän vaikutuksista laskennallisiin käytänteisiin. Johtamiseen ja organisointiin perehtynyttä tieteenharjoittajaa ERP-järjestelmissä voi kiehtoa niiden sisältämä retoriikka. Google Scholar löytää hakusanalle lähemmäs miljoona viittausta.

ERP herättää tunteita monilla työpaikoilla. Työntekijät saattavat tuskailla järjestelmien monimutkaisuutta ja kankeutta, mutta silti yritysjohto on valmis sijoittamaan niiden ylläpitoon jopa satoja tuhansia euroja. Tässä kirjoituksessa pyrin hahmottamaan niitä tekijöitä, joiden seurauksena ERP-järjestelmät ovat suomalaisilla työpaikoilla sellaisessa asemassa kuin ne ovat.

Toiminnanohjausjärjestelmä on ainutlaatuinen monella tavalla

Ensinnäkin ERP on managerialistinen instrumentti (Dillard et al., 2005). Yrityksille toiminnanohjausjärjestelmä näyttäytyy rationaalisena ratkaisuna, jonka käyttöönotolla on mahdollista saavuttaa instrumentaalista, usein taloudellista hyötyä. Viimeaikaisten tutkimusten mukaan ERP-järjestelmiä hankitaan järkiperäisiin argumentteihin vedoten. Toiminnanohjausjärjestelmä alentaa yrityksen kustannuksia, kun transaktioiden rekisteröiminen automatisoituu ja liiketoimintaprosessit tehostuvat. Myös taloudellisen informaation saatavuus helpottuu, kun yrityksen johtamisjärjestelmä perustuu vain yhteen tietojärjestelmäkokonaisuuteen. Taikasanana käytetään monesti integraatiota. Tarkoitetaan sillä sitten tietojärjestelmien, liiketoimintaprosessien tai yrityksen toimintojen yhdistymistä.

ERP on myös teknologinen imperatiivi. Työpaikoilla liikkuu vieläkin tarinoita siitä, miten toiminnanohjausjärjestelmän hankinta ja käyttöönotto voi epäonnistua täydellisesti. Jokainen ERP-järjestelmä sisältää jonkinlaisen vision organisaation toimintatavoista ja käytänteistä. Tämä visio heijastelee lähinnä tietojärjestelmien kehittäjien näkemystä yritysten prosesseista ja toiminnoista. Usein käy niin, että yritys muuttaa implementoinnin yhteydessä tekemisiään vastaamaan ERP-järjestelmän oletuksia, tuntuivat ne sitten kuinka erikoisilta tahansa.

Toiminnanohjausjärjestelmien kohdalla myös usein unohdetaan, että järjestelmä ohjaa sekä yritystä että sen työntekijöitä käyttöönottovaiheen jälkeen. Yritysjohdolle ERP tarjoaa representaatioita yrityksen suorituskyvystä ja taloudesta (Dechow & Mouritsen, 2005). Esimerkiksi muutaman hiiren klikkauksen jälkeen Suomessa istuva johtaja näkee, kuinka monta tuotetta on ulkomaisen tytäryhtiön varastossa jäljellä. Tällainen mahdollisuus tuntuu monesta houkuttelevalle.

Pitää kuitenkin muistaa, että ERP:n luoma todellisuus on aina rajallinen. Visuaalisten raportointimahdollisuuksien runsaus luo illuusion johdon ohjauksen täydellisyydestä, mutta mielikuva täydellisestä kontrollista toteutuu vain raportointityökalujen puitteissa (Quattrone & Hopper, 2005). Sama pätee myös yksittäiseen toimistotyöntekijään. Esimerkiksi palkanlaskentaa hoitava työntekijä tekee vientejä ja kirjauksia järjestelmän tarjoamin reunaehdoin. Vain ne tiedot syötetään, joita järjestelmä kysyy.

Kolmanneksi ERP on äärimmäisen mukautuvainen. Toiminnanohjausjärjestelmän keskeisin idea on, että yritys voi valita sopivimmat moduulit ja toiminnallisuudet. Usein tarjolla olevien moduulien lista on huomattavan pitkä. Tutkimusten (esim. Spathis, 2006) mukaan suosituimpia moduuleja ovat taloushallintoon, henkilöstöhallintoon, logistiikkaan ja asiakkuuksien hallintaan liittyvät osat. Modulaarisuuden lisäksi ERP-järjestelmiä voi myös monipuolisesti muuntaa. Järjestelmän lukemattomat konfigurointivälilehdet mahdollistavat hienojakoiset säädöt ja asetukset. Usein sanotaankin, että kahta samanlaista ERP-järjestelmää ei ole olemassa, vaikka samaa nimeä kantavia ohjelmistopaketteja olisi myyty tuhansia.

Mutta voidaan ohjelmistoja mukauttaa myös muilla tavoin kuin vain tietoteknisiä ominaisuuksia modifioimalla. Järjestelmätoimittaja voi hyödyntää moninaisia kielellisiä resursseja tarjotessaan ohjelmistojaan potentiaalisille asiakkaille. Toimittaja voi esimerkiksi pyrkiä vaikuttamaan ERP-järjestelmään liittyviin arvoihin, merkityksiin ja konnotaatioihin. Toiminnanohjausjärjestelmien sosiaalista ja kielellistä rakentumista käsittelevä tutkimussuuntaus on viime aikoina kehittänyt mielenkiintoisia tutkimusavauksia. Tutkimusohjelman keskeisin argumentti on, että järjestelmätoimittajat pyrkivät tarjoamaan ratkaisujaan vain sellaisissa teknisissä ja kielellisissä puitteissa, kuin yritysten on niitä mahdollista omaksua ja käsittää (Lepistö, 2014).

Neljänneksi, toiminnanohjausjärjestelmiin liittyvä liiketoiminta on erittäin laajaa. ERP-järjestelmä tarjoaa jo lähtökohtaisesti ansaintamahdollisuuksia monelle toimijalle. Kun yritys alkaa suunnitella laajan toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa, käyttää se järjestelmän määritysprosessissa yleensä konsulttien palveluja. Järjestelmää tulee myös ylläpitää ja päivittää pitkäjänteisesti. Kriittisen liiketaloustieteen näkökulmasta tarkasteltuna järjestelmätoimittajilla ja konsulteilla on paljon valtaa asiakkaisiinsa nähden. He päättävät päivityksistä, järjestelmämuutoksista ja yksittäisten tuotteiden elinkaarista.

Yksittäinen yritys jää helposti riippuvaiseksi toimittajasta. Vaikka ERP-järjestelmiä on sangen helppo kuvailla kansantajuisesti ja yleiskielellä, niiden sisältämä teknologia vaatii mitä suurinta asiantuntijuutta. Harvalla yrityksellä on niin spesifiä tietoteknistä osaamista henkilökunnassaan, että se pystyisi uskottavasti argumentoimaan järjestelmätoimittajansa kanssa vaikkapa päivitysten välttämättömyydestä. Kun ERP-järjestelmä tarjoaa yrityksille ratkaisuja erilaisiin ongelmiin, synnyttää järjestelmä samalla myös uusia ongelmia. Eri osapuolet ja toimijat nykyään tiedostavat oman roolinsa tässä hierarkisessa ERP-dynamiikassa.

ERP ei jää johtamismuodiksi

Yhteenvetona voidaan todeta, että toiminnanohjausjärjestelmien yleisyyden taustalla on varsin monitahoisia tekijöitä. Tutkimusperusteella voidaankin ajatella, että ERP-järjestelmät ovat institutionalisoituneet. Ne ovat vakiinnuttaneet asemansa nykyaikaisena johtamisteknologiana. Kritiikistä huolimatta ERP-järjestelmien olemassa oloa ei ole kyseenalaistettu. ERP-järjestelmien läsnäolo työpaikoilla on yhä enenevässä määrin itsestään selvää. Näkyvissä ei ole viitteitä myöskään siitä, että ERP alkaisi käsitteenä vanhentua. Monethan johtamismuodeista tulevat ja menevät.

Kun ERP-järjestelmämarkkinat ovat aivan viime vuosina alkaneet kypsyä, niin uusia teknologisia innovaatioita on alettu markkinoida yhä intensiivisemmin. Liiketoimintatiedon hallinta ja ”big data” (esim. McAfee & Brynjolfsson, 2012) ovat tällaisia uusia käsitteitä, mutta niidenkin käyttöönotto yrityksessä yleensä edellyttää tietojärjestelmän rakentumista toiminnanohjausjärjestelmän varaan. Aivan uusin tutkimuskirjallisuus menee kuitenkin vielä pidemmälle ehdottamalla, että ERP:t ovat myös naturalisoituneet yhteiskuntaamme. Tämä tarkoittaisi, että toiminnanohjausjärjestelmiin ei enää kytkettäisikään niin radikaaleja tai kiistanalaisia merkityksiä kuin aiemmin. Tuolloin toiminnanohjausjärjestelmät eivät olisi vain jokapäiväinen, vaan myös sangen arkinen ilmiö. Ilman mitään sen suurempaa huomiota.

Kirjallisuutta

Davenport, T. H. (1998). Putting the enterprise into the enterprise system. Harvard Business Review, 76(4), 121-131.

Dechow, N., & Mouritsen, J. (2005). Enterprise resource planning systems, management control and the quest for integration. Accounting, Organizations and Society, 30(7), 691-733.

Dillard, J. F., Ruchala, L., & Yuthas, K. (2005). Enterprise resource planning systems: a physical manifestation of administrative evil. International Journal of Accounting Information Systems, 6(2), 107-127.

Lepistö, L. (2014). Label in context: On the enterprise resource planning system in a medium-sized enterprise. The Finnish Journal of Business Economics, 63(1), 48-72.

McAfee, A., Brynjolfsson, E. (2012). Big Data: The management revolution. Harvard Busines Review, 90(10), 61-67.

Pollock, N., & Williams, R. (2008). Software and organisations: The biography of the enterprise-wide system or how SAP conquered the world. Routledge.

Quattrone, P., & Hopper, T.(2005). A ‘time–space odyssey’: management control systems in two multinational organisations. Accounting, Organizations and Society, 30(7), 735-764.

Spathis, C. (2006). Enterprise systems implementation and accounting benefits. Journal of Enterprise Information Management, 19(1), 67-82.